Turvaline viis personalidokumentide haldamiseks

Eraettevõtte dokumendihaldus on suures plaanis seadusega reguleerimata, mistõttu iga ettevõte korraldab oma tegevusdokumentide halduse vastavalt vajadusele.

Siiski on igas ettevõttes teatud hulk dokumente, mida tuleb säilitada kindla tähtaja vältel. Kui raamatupidamise alusdokumentide säilitamisele kehtib tähtaeg 7 aastat alates selle väljastamisest, siis personali ja töösuhtega seotud dokumentide säilitustähtajad on oluliselt pikemad, ulatudes kuni 55-aastani. Keeruliseks muutub olukord nendele ettevõtetele, kes soovivad üle minna digitaalsele dokumendihaldusele ja vabaneda paberist, sest sellistes olukordades tuleb lahendada nö. hübriiddokumendihalduse probleem, mille osas tuleb appi Infore.

Infore võimaldab nõuetekohaselt arhiveerida kõik digidokumendid ja hallata samas registris ka neid dokumente, mille originaal on paberkujul allkirjastatud.

Et haldus oleks lihtsam, siis soovitame:

• Kõik lõppenud töösuhtega personali lepingud anda üle mõne paberarhiivi teenusepakkujale (nt. Kespri) ja luua Inforesse lihtne paarist meta-andmest koosnev kirjete register, kus on viidatud, et selline dokument eksisteerib ja on arhiveerimiseks üle antud;
• Kehtivad töölepingud ja nende lisad, mis on allkirjastatud paberil soovitame digiteerida (skanneriga) ja laadida koopiana üles Inforesse. NB! Skaneerimise järgselt ei tohi originaali hävitada, kuna koopia ei asenda originaali seaduse tähenduses.
• Kõik uued dokumendid tuleks edaspidi sõlmida ainult digitaalsel kujul, kuna EV seaduste kohaselt on kõikidel isikutel kohustus omada ID-kaarti, mistõttu on tööandjal õigustatud ootus, et uus töötaja saab töölepingu digitaalselt allkirjastada.

Ka allkirjastamisel tuleb Infore appi, kuna lisaks dokumentide digitaalsele hoiustamisele on Infore abil võimalik ka ettevalmistatud dokumente kooskõlastada ja allkirjastada kohe Infore keskkonnas, tagades allkirjastatava dokumendi kontrollitud käitlemise kogu protsessi vältel. Oleme loonud lahenduse, mis võimaldab allkirjastamise protsessi kaasata ka Infore kasutusõigust mitteomavad isikud (nt. töötaja, kellel veel ei ole ligipääsu ettevõtte infosüsteemidesse). Erinevalt e-mailiga dokumendi saatmisest tuvastab Infore allkirjastamisele saadetava dokumendi adressaadi isiku enne, kui talle dokumenti kuvatakse, mis suurendab tõenäosust, et dokument ei satu valedesse kätesse.

Infore on abiks ka siis, kui ettevõttes on juba kasutusel mõni personali- või palgaarvestustarkvara (nt. Persona, Merit Palk, VITS), sest Infore on nende tarkvaradega hästi liidestatav. Liidestuse tulemusel on võimalik luua täisautomaatne dokumendihaldussüsteem nii, et dokumendid liiguvad operatiivsüsteemist arhiivi ilma inimese sekkumata ja kaitstuna.

Kui soovid, et Infore aitaks sul personalidokumente turvaliselt hallata, siis võta meiega ühendust meie konsultandiga Liisi Käär (liisi@infore.eu) ja lepime kokku tarkvara tutvustuse.

Alljärgnevana ka mõned seadused, mis reguleerivad dokumentide säilitamist:

Töölepingu seadus

§ 5 Tööandja säilitab töölepingut kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates.

Erisus kehtib aga varasemalt sõlmitud lepingute kohta:

• Enne 7.01.2001 lõpetatud töölepinguid ning lahkunud töötajate isikukaarte säilitatakse 75 aastat;
• 7.01.2001 – 01.07.2009 lõpetatud töölepinguid, töötajate isikukaarte ja välja võtmata tööraamatuid säilitatakse 50 aastat.

Töötervishoiu ja tööohutuse seadus

§ 13 Töökeskkonna riskianalüüsi tulemusi säilitatakse 55 aastat.
§ 24 Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid säilitatakse 55 aastat.

Tsiviilseadustiku üldosa seadus

§ 46 Lõppenud juriidilise isiku dokumente säilitatakse kümme aastat, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti. Kui juriidiline isik oli kantud registrisse, kantakse registrisse dokumentide hoidja nimi ja elukoht või asukoht.