Erinevad ettevõtted. Üks dokumendihaldus.

Digidokumentide säilitamine on oluline igas valdkonnas, igas ettevõttes. Aina laiemalt toimub üleminek paberilt digitaalseks. Nii nagu varasemalt tuli säilitamist vajavatele paberhunnikutele leida arhiiviruum, tuleb ka digidokumentidele leida „riiul“. Nüüdisaegne arhiiv elab pilves, on ligipääsetav igal ajahetkel, dokumentide leidmine on lihtne ja kiire ning mis peamine, säilitab andmed turvaliselt ettenähtud aja jooksul.

Digiarhiiv kaubanduses

Infore kasutuselevõtu olulisemaid argumente on selle lihtne ühildamine teiste infosüsteemidega. Nii kassasüsteemidest (Buum, Noom) kui e-arve operaatorite (Telema, Fitek, Edisoft, Omniva) süsteemidest on võimalik dokumendid otse Infore digiarhiivi saata. Dokumentide korrektne arhiveerimine tagab nende nõuetekohase säilitamise.

Infore võtab andmed vastu, paigutab õige dokumendiliigi alla ning hiljem on kassaaruannete, laoliikumiste, ostu-ja müügiarvete jt dokumentide otsing ja taasesitamine vaid mõne hiirekliki töö.

Digiarhiiv telekommunikatsioonis

Telekommunikatsiooni valdkonna eripära on kliendiga sõlmitavate lepingute rohkus – liitumised, tingimuste muutmine ja teenuse lõpetamine, millele lisanduvad teenusepõhised lepingud nii era- kui ärikliendile.

Infores ei ole dokumendiliikide arv piiratud, lisaks on võimalik luua dokumendivahelisi seoseid, mis lubavad lingi abil näiteks ühe dokumendi siduda teisega. Lepingud jõuavad Inforesse säilitamisele otse CRM-st.

Digiarhiiv avalikus sektoris

Avaliku sektori dokumendihaldus on oluliselt rohkem reguleeritud, kui erasektoris. Eristatakse funktsiooni- või asjapõhist dokumendihaldust. Oluline on dokumentide klassifikatsioon nendes sisalduva informatsiooni järgi.

Infore võimaldab säilitada dokumente nii, et ühelt poolt tagatakse ligipääs vaid määratud õigusega inimestele aga teiselt poolt on teatud dokumente võimalik avaliku teabe seaduse nõude täitmiseks avalikult esitleda.

Digiarhiiv igale ettevõttele

Digiarhiiv on „riiul“ kõikide kaustade jaoks

Olenemata ettevõtte profiilist, sobitub Infore kõikide digidokumentide turvaliseks, nõuetekohaseks ja pikaajaliseks säilitamiseks. Samas oleme aina enam harjunud olema mobiilsed, mistõttu pakub Infore turvalise mobiilse ligipääsu ettevõtte dokumentidele läbi Android ja iOS nutirakenduste.

Paberivaba asjaajamise ja lihtsustatud tööprotsesside jaoks:

Mari Utkin

Tootekonsultant
mari@infore.eu

Infore teeb äri juhtimise lihtsamaks

Mõned tarkvaralahendused teevad äri juhtimise kiiremaks, asjaajamise sujuvamaks ja läbipaistvamaks. Infore on just nende lahenduste seas pakkudes tööelu-lihtsamaks-tegevaid-võimalusi nii väiksematele kui ka suurtele ettevõtetele.

Finantsdokumentide korrektne säilitamine ja mugav otsing

Müügi-, ostu-, ja kuluarved imporditakse Inforesse kolmandatest osapooltest, näiteks kassasüsteemidest, impordimooduli abiga automaatselt. Dokumente on võimalik Inforesse lisada ka käsitsi. Arvete jm raamatupidamislike dokumentide säilitamine on pikaajaline ja otsing tänu detailsele filtrite süsteemile täpne.

Lisaks on erinevate osakondade töötajatele võimalik luua eraldi ligipääsud, mis võimaldavad administreerida ainult oma valdkonnaga seotud kuludokumente.

Süsteem pakub võimalust dokumente omavahel siduda. Näiteks lepingud arvetega või töötajatega seotud kuluarved töölepingutega.

Personalidokumendid – ühes kohas ja turvaliselt hoitud

Infore pakub mugavat võimalust luua töötajate register ja hoida töölepinguid ja lepingulisasid ühes kohas. Ka töölepingute allkirjastamine toimub läbi töövoogude funktsiooni Infore keskkonnas.

Kui mingil põhjusel ei ole töötajal võimalik lepingut digitaalselt allkirjastada, on protsess võimalik läbi viia paberil ning hiljem leping sisse skaneerida ja Inforesse lisada.

Infores on kasutajate lõikes loodud ligipääsude süsteem, millega saab tagada, et töölepingutele juurdepääs on vaid teatud arv inimestel.

Töövoogude funktsioon
Töövoogude funktsioon

Usaldusväärne ülevaade juhile ja administratsioonile

Inforesse saab lisada kõik ettevõtte dokumendid alates kirjavahetusest kuni koostöölepinguteni. Kuna tegemist on erinevate dokumendiliikidega, saab neile ligipääse piirata või avada, täpselt nii, nagu on vajalik.

Iga dokumendi juures on tegevuste ajaloo nimekiri ehk logi, mis kuvab nimetatud dokumendiga tehtud tegevusi ja muudatusi.

Infore saab olla kasutusel ka ainult raamatupidamislike dokumentide säilitamiseks, kus ligipääsu vajavad vaid ettevõtte juht ja raamatupidaja. Samas on Infore kasutajaliidese ülesehitus lihtne ja paindlik, et majutada kümneid, kui mitte sadu dokumendiliike, koordineerida paljude kasutajate õigusi ja võimaldada lugematuid töövooge.

Paberivaba asjaajamise ja lihtsustatud tööprotsesside jaoks:

Mari Utkin

Tootekonsultant
mari@infore.eu

Infore nutirakendus Android seadmetele on valmis

Alates juunikuust 2020 on Google Play keskkonnast võimalik alla laadida Infore nutirakendus, mis on kasutatav Androidi operatsioonisüsteemidel jooksvatel seadmetel.

Nutirakendus on tasuta ning mõeldud klientidele, kes juba kasutavad Infore veebiversiooni. Nutirakendus võimaldab mobiilset ligipääsu dokumendivaadetele ja kiiremat ülesannete täitmist.

Muudatused digiarhiivi varunduses

Seoses Infore kasutusmahtude suurendamisega igapäevases tegevuses on alates 20.11.2018 suurendatud dokumentide ja nende markeerimiseks kasutatava andmebaasilahenduse varundamise sagedust.

Arhiivisüsteemide jaoks erakordselt sage varunduspoliitika võimaldab meil klientide andmeid taastada mitmest tööpäeva jooksul varundatud punktist ja suurendab sellega võimalust tagada digitaalarhiivi kõrge andmete kvaliteet.